Überblick

Zum 1. Januar 2026 hat das Bundesfinanzministerium die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsreisen angepasst. Für rund 40 Länder wurden die Sätze angehoben, um gestiegene Lebenshaltungs- und Reisekosten abzubilden. Für inländische Geschäftsreisen bleiben die Pauschalen hingegen unverändert bei 14 bzw. 28 Euro – trotz deutlich gestiegener Preise.

Was wurde konkret angepasst?

Die neuen Pauschalen gelten rückwirkend ab dem 1. Januar 2026 und betreffen zahlreiche internationale Geschäftsreiseziele.

Innerhalb Europas wurden unter anderem die Sätze erhöht für:

• Schweiz
• Liechtenstein
• Bulgarien
• Irland
• Niederlande
• Rumänien
• Estland
• Litauen

Auch außerhalb Europas gibt es Anpassungen, unter anderem für:

• China
• Katar
• Vereinigte Arabische Emirate
• verschiedene Länder in Südamerika und Afrika

Die Neubewertung orientiert sich an den jeweiligen Lebenshaltungskosten und Preisentwicklungen vor Ort.

Für Deutschland gelten weiterhin die bekannten Pauschbeträge:

• 14 Euro bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
• 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit

Die vollständige Übersicht der Auslandspauschalen 2026 finden Sie hier.

Unterschiedliche Sätze je Stadt erhöhen Komplexität

Neben den Länderunterschieden bestehen auch weiterhin Differenzierungen auf Stadtebene.

Beispiele:

• Schweiz: 82 Euro in Bern, 70 Euro in Genf oder Zürich
• China: 83 Euro in Hongkong, 48 Euro in Shanghai

Diese Unterschiede erhöhen die Komplexität der Abrechnung erheblich. Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) sowie zahlreiche Travel Manager kritisieren seit Jahren den administrativen Aufwand, der durch differenzierte Pauschalregelungen entsteht.

Warum ist das für Unternehmen entscheidend?

Die Anpassung der Verpflegungspauschalen hat unmittelbare Auswirkungen auf:

• Reisekostenabrechnungen
• Budgetplanungen
• steuerliche Bewertung von Dienstreisen
• interne Reiserichtlinien

Während internationale Pauschalen angehoben werden, öffnet sich bei Inlandsreisen die Schere zwischen realen Kosten und steuerlich anerkannten Beträgen weiter. Dies führt zu Diskussionen über Eigenanteile, Erstattungsmodelle und Arbeitgeberzuschüsse.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Anpassungsbedarf in Abrechnungssystemen
• Aktualisierung interner Richtlinien
• Schulungsbedarf für Reisende und Assistenz

Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?

• Sind die neuen Auslandspauschalen im Abrechnungssystem hinterlegt?
• Sind Richtlinien und Genehmigungsprozesse aktualisiert?
• Ist die Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und Pauschalen berücksichtigt?
• Besteht Transparenz über Länder- und Städtedifferenzen?

Gerade bei internationalen Reisetätigkeiten mit mehreren Standorten können fehlerhafte Pauschalen schnell zu steuerlichen Risiken führen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Neue Auslandspauschalen gelten seit 1. Januar 2026
• Rund 40 Länder mit angepassten Sätzen
• Differenzierte Regelungen auch auf Stadtebene
• Inlandspauschalen bleiben unverändert
• Steigende Komplexität im Reisekostenmanagement

Einordnung und Ausblick

Die regelmäßige Anpassung der Verpflegungspauschalen verdeutlicht, wie dynamisch das regulatorische Umfeld im Geschäftsreisebereich ist. Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, steuerliche Vorgaben, Kostentransparenz und Mitarbeiterzufriedenheit in Einklang zu bringen.

Strukturierte Prozesse im Travel- und Expense-Management gewinnen dadurch weiter an Bedeutung.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Geschäftsreiseprozesse effizient und regelkonform auszurichten.