Reisekostenabrechnung

Was der Arbeitgeber bei einer Geschäftsreise nicht oder nicht vollständig erstattet, können Arbeitnehmer oft als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Eine Pflicht zur vollständigen Erstattung besteht für Arbeitgeber nämlich nicht, viele Unternehmen begrenzen Reisekosten über interne Richtlinien, etwa durch Obergrenzen bei Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen.

Was ist steuerlich absetzbar und was nicht?

Zu den absetzbaren Reisekosten zählen Fahrtkosten, Hotelübernachtungen, Verpflegungsmehraufwand sowie Nebenkosten wie Taxifahrten, Trinkgelder oder Parkgebühren. Absetzbar ist dabei die Differenz zwischen der Erstattung durch den Arbeitgeber und den tatsächlichen Kosten.

Bei den Fahrtkosten lässt sich die Kilometerpauschale nur für Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw geltend machen. Beim Verpflegungsmehraufwand werden die Pauschalen um Mahlzeiten gekürzt, die während der Reise bereits gestellt wurden. Bei Hotelkosten zählt der Eigenanteil, wählt jemand bewusst ein besonders teures Hotel, kann das Finanzamt die Kosten im Einzelfall aber auf einen angemessenen Betrag begrenzen.

Wer bei Freunden oder Bekannten übernachtet, kann dafür ohne Belege eine Pauschale von bis zu 20 Euro pro Nacht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, in der Steuererklärung selbst lässt sich diese private Übernachtungspauschale allerdings nicht ansetzen. Ebenfalls nicht absetzbar sind private Ausgaben wie Minibar, eine private Stadtrundfahrt, Kinobesuch, Strafzettel, Business-Kleidung oder Reisegepäck.

Welche Angaben braucht das Finanzamt?

Damit das Finanzamt Reisekosten anerkennt, braucht es konkrete Angaben: Ziel, Zweck und Dauer der Reise mit Datum und Uhrzeit, die genutzten Verkehrsmittel sowie eine detaillierte Kostenaufstellung mit Belegen. Ein steuerlicher Vorteil entsteht dabei erst, wenn die Reisekosten insgesamt über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag bei den Werbungskosten liegen, was sich besonders bei häufigen Geschäftsreisen lohnen kann.

Wie wir Sie dabei unterstützen

Wie eng oder großzügig Ihre Reiserichtlinie Erstattungen regelt, wirkt sich direkt darauf aus, wie oft Mitarbeitende überhaupt noch Werbungskosten geltend machen müssen. Unser Account Management unterstützt Sie dabei, Ihre Reiserichtlinie so zu gestalten, dass Erstattung und steuerliche Realität zueinander passen. Sprechen Sie mit unserem Account Management.